Abstimmung von Kalkulation und Baubetriebsrechnung

Abstimmung von Kalkulation und Baubetriebsrechnung

Wesentlich für den Erfolg eines Bauprojekts ist unzweifelhaft eine kostenbasierte Kalkulation. Eine nicht minder wichtige Rolle spielt daneben jedoch auch die begleitende Baubetriebsrechnung, in die die verschiedenen Bauprojektkalkulationen eingebunden werden müssen. Je besser Kalkulation und Baubetriebsrechnung miteinander verknüpft werden können, um so besser ist es für den Gesamterfolg. Wir zeigen Ihnen nun, wie Sie das am besten umsetzen.

Kostenbasierte Preisermittlung (Kalkulation)

Die wesentliche Basis der Bauauftragsrechnung bildet die Kalkulation. Gemeint ist hier die Angebotskalkulation vor der Auftragserteilung: sie dient der Ermittlung eines Angebotspreises für das zu erstellende Bauprojekt.

Wesentlich hierbei ist, dass diese Kalkulation eine Kostenermittlung mit anschließender Preisbildung ist. Dies bedeutet, dass zu den einzelnen Positionen im Leistungsverzeichnis (LV) nicht einfach Preise eingesetzt werden (was bei Kleinstprojekten gerade noch vertretbar wäre). Vielmehr sind die durch das Bauprojekt voraussichtlich verursachten Kosten auf Basis der vorliegenden Ausschreibungsunterlagen und ggf. zusätzlicher Rückfragen beim Ausschreibenden zu ermitteln und anschließend in Preise zu überführen.

Die Kostenbestandteile müssen objektiv errechnet werden, ohne irgendeine Beeinflussung hinsichtlich eines eventuellen „Preiszieles“. So soll vermieden werden, dass z. B. Stundenansätze für Eigenleistungen wider besseres Wissen reduziert werden, um somit zu einem niedrigeren (auf dem Markt vermeintlich besser durchsetzbaren) Gesamtpreis zu gelangen.

Die voraussichtlichen Herstellkosten eines Bauprojektes bilden die Basis der anschließenden Preisermittlung. Der „Preisspielraum“ sollte sich nur im Rahmen der zu deckenden Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) und des Zuschlages für Gewinn (G) bewegen.

Eine Überschreitung der kalkulierten Herstellkosten führt zwangsläufig dazu, dass ein solches Bauprojekt einen negativen Deckungsbeitrag „abliefert“. Dies kann aus firmenpolitischen Gründen in Ausnahmefällen geduldet werden, um vielleicht den Einstieg bei einem bestimmten Auftraggeber zu ermöglichen. Um diese Entscheidung jedoch treffen zu können, ist die Kenntnis der realen Herstellkosten unbedingt erforderlich.

Zu den hierzu anzuwendenden verschiedenen Kalkulationsverfahren wie z. B. „Zuschlagskalkulation“ oder „Kalkulation über die Endsumme“ wird auf die einschlägige Literatur verwiesen.1

Gliederung der Kosten

Zur Kostenermittlung der einzelnen im LV aufgeführten Teilleistungen wird zwischen folgenden Kostenbestandteilen unterschieden:

  • den einzelnen Teilleistungen unmittelbar zuzurechnende Kosten, sog. Einzelkosten der Teilleistungen (EKT),
  • den für die Durchführung der Baumaßnahme entstehenden Kosten, die jedoch nicht in allen LV als gesonderte Teilleistungen ausgeschrieben werden und den einzelnen Teilleistungen nicht direkt zugeordnet werden können (Kosten der Baustelleneinrichtung, Geräte, Maschinen und maschinellen Anlagen der Baustelle). Diese Kosten werden Baustellen-Gemeinkosten genannt (BGK),
  • den einzelnen Bauprojekten nicht unmittelbar zuzurechnende Kosten, die Allgemeinen Geschäftskosten (AGK).

Die Kalkulation als solches wird i. d. R. nach organisatorischen Kostenarten gegliedert:

  • Lohn- und Gehaltskosten,
  • Materialkosten,
  • Gerätekosten,
  • Nachunternehmerkosten,
  • Sonstige Kosten.

Diese Gliederung der Einzelkosten nach Kostenarten (EKT) ist ein wichtiger Bestandteil für die kostenbasierte Preisermittlung, da die nicht direkt zurechenbaren Kostenbestandteile für BGK, AGK und den Gewinnanteil nur mittels Umlage bzw. Zuschlag auf die EKT verteilt werden können.

Je differenzierter man die zu beaufschlagenden Einzelkostengruppen wählt, desto differenzierter kann die Preisbildung gestaltet werden.

Die häufig anzutreffende hohe Beaufschlagung der Lohnkosten kann mit einer sinnvollen Vorabumlage auf die anderen Einzelkostengruppen reduziert und die umzulegenden Kostenbestandteile stärker „gestreut“ werden, um eine besser ausgewogene Preisbildung zu erreichen.

Erstellung einer Vertragskalkulation

Es empfiehlt sich, für Aufträge ab einer gewissen Größenordnung und/oder für die Aufträge, bei denen ein gewisses Nachtragspotenzial erkennbar ist, nach Auftragserteilung eine Vertragskalkulation zu erstellen.

Sie bildet die vertragliche Situation des Bauauftrags ab und beinhaltet eventuell nicht unerhebliche Veränderungen in Kosten- und Preisbeschaffenheit gegenüber der Angebotskalkulation. Der Auftragnehmer muss zur schlüssigen Darlegung einer Nachtragsforderung in aller Regel seine Ursprungskalkulation (besser die Vertragskalkulation) offen legen. Denn nur daraus ergeben sich die Grundlagen der Preisermittlung.2

Erstellung einer Arbeitskalkulation

Bei der Ermittlung der Angebotssumme ist der Kalkulator vielfach auf vorläufige Ablaufplanungen angewiesen. Ebenso basieren Material- und Nachunternehmerpreise häufiger auf früheren Angeboten bzw. Erfahrungswerten oder auf unvollständigen Preisanfragen während der Angebotsphase.

Nach der Auftragserteilung beginnt die detaillierte Planung und Vorbereitung des Bauablaufes, d. h. die Arbeitsvorbereitung, deren Ziel die wirtschaftliche Erstellung des Bauwerkes unter den vorgegebenen Bedingungen ist. Dabei stellt sich nicht selten heraus, dass andere als in der Angebotskalkulation bzw. Vertragskalkulation angenommene Ausführungsmaßnahmen zweckmäßiger sind.

Ferner werden aufgrund von Vorgaben die Material- und Nachunternehmerpreise als Zielkosten, die sog. Vergabegrenzwerte (VGW), festgelegt.

Die diesbezüglichen Kostenauswirkungen sind in der Arbeitskalkulation, die somit einer Plankostenrechnung gleichkommt, zu berücksichtigen.

Diese ist die Basis für die Prognoserechnung und soll das erwartete Ergebnis zum Bauende errechnen.

Berücksichtigung des Kostenverursachungsprinzips

Grundsätzlich müssen alle durch die Baustellen verursachten Kosten auch den jeweiligen Baustellen zugeordnet werden. Hierbei sind jedoch auch immer Nutzen und Aufwand gegeneinander abzuwägen.

Einzelne Unternehmen neigen z. B. dazu, die BGK als Umlage auf die Baustellen zu verteilen. Dies kann bei einer Ergebnisbetrachtung der einzelnen Baustellen zu falschen Ergebniswerten führen und bei weiterer Betrachtung einer Sparte (Gruppenbildung von Baustellen) zu Fehlinterpretationen hinsichtlich strategischer Entscheidungen führen, da man vielleicht die eine Sparte zu gut und die andere zu schlecht beurteilt.

Hier ist es ratsam, die BGK durch Direktbuchung auf die Einzelbaustelle zu belasten und Umlagen weitestgehend zu vermeiden.

Anders hingegen verhält es sich bei den Allgemeinen Geschäftskosten (AGK). Da diese per Definition einer einzelnen Baumaßnahme nicht zuzuordnen sind, ist eine Umlage völlig ausreichend.

Harmonisierte Kostenartenstruktur

Eine wesentliche Voraussetzung zur Verknüpfung der Bauauftrags- mit der Baubetriebsrechnung ist die Harmonisierung der in beiden Bereichen zu verwendenden Kostenartenstrukturen. Nötig wird dies, wenn man aussagekräftige Informationen als Vergleich zwischen kalkulierten und entstandenen Kosten erhalten will. Dies gelingt natürlich nur, wenn man beide Kostenstrukturen inhaltlich sinnvoll gegenüberstellt.

Die beschriebene Gliederung der Kostenarten ist ein erster Schritt, um zu erkennen, ob eine Abweichung zwischen Soll und Ist bei den Lohnkosten oder vielleicht bei den Materialkosten aufgetreten ist. Weitergehende Untergliederungen bringen dann mehr Informationen und Möglichkeiten zur Einleitung von Maßnahmen.

Daher sollte jedes Bauunternehmen, welches die Informationsmöglichkeiten eines Kostenarten-Soll/Ist-Vergleichs nutzen möchte, die Kostenartenstrukturen auf der technischen Seite (Bauauftragsrechnung/Kalkulation) mit der kaufmännischen Seite (Baubetriebsrechnung/Buchhaltung) in Übereinstimmung bringen.

Dies wird aufgrund unterschiedlicher Sichten und Anforderungen nie eine 1:1 Zuordnung werden, sondern in vielen Kostenartengruppen eine n:1 Zuordnung. Dies ist am besten in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe aufeinander abzustimmen.

Das alles setzt allerdings voraus, dass man eine kostenartenbasierte Kalkulation anwendet, die spätestens im Auftragsfall den festgelegten Kostenarten-Detaillierungsgrad in einer überführten Arbeitskalkulation erhält.


Quellen:
1 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie; Zentralverband des Deutschen Baugewerbes (Hrsg.): KLR Bau – Kosten- und Leistungs-rechnung der Bauunternehmen, 7. Aufl.. Wiesbaden/Berlin, Köln, Düsseldorf 2001 (Die 8. vollkommen überarbeitete Auflage der KLR Bau – Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung der Bauunternehmen erscheint voraussichtlich im 4. Quartal 2016.)
BRZ (Hrsg.); Hannewald, Jens; Oepen, Ralf-Peter: Bauprojekte erfolgreich steuern und managen, S. 31 ff.; Vieweg + Teubner, Wiesbaden, 1. Aufl. 2010


Ich hoffe, dieser Beitrag konnte Ihnen vermitteln, dass Kalkulation und Baubetriebsrechnung für das Controlling und den Erfolg des Bauprojektes unweigerlich miteinander verknüpft werden sollten. Gerne unterstütze ich Sie bei Fragen oder Bedarf an weiteren Informationen.

Ihr Ingo Frank Meyer

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s